Lancer un logiciel sur mesure est une étape importante dans la concrétisation de votre projet, mais ce n'est que le début. Une fois le développement de votre application terminé, il est crucial de prévoir un budget pour les coûts récurrents qui garantiront sa mise en ligne, son bon fonctionnement et sa pérennité.
Dans cet article, nous aborderons les principaux frais à anticiper après le lancement de votre logiciel, incluant l’hébergement, la sauvegarde des données, la maintenance, le monitorage, le support technique, ainsi que les coûts de licences.
Coût des licences
Il faut prévoir les coûts de licences pour les logiciels tiers, bibliothèques ou outils intégrés dans votre solution. Bien que ces licences, souvent payées annuellement, représentent une dépense supplémentaire, elles sont indispensables pour le bon fonctionnement de votre logiciel et doivent être intégrées dans votre budget global.
Il est important de noter que ces licences permettent souvent de réduire les coûts de développement initial. Par exemple, si votre application nécessite un panneau d'administration, l'utilisation d'une solution préconstruite comme Laravel Nova, qui coûte environ 200 $ par an, pourrait être bien plus économique que de développer un système d'administration sur mesure en partant de zéro. Bien choisis selon les situations, ces outils tiers offrent ainsi un excellent rapport qualité-prix en accélérant le développement et en réduisant les coûts associés.
En général, la première année des licences annuelles est incluse dans le coût initial du développement du logiciel. À partir de la deuxième année, un logiciel sur mesure développé principalement avec des technologies open source coûte entre 0 $ et 1 000 $ par année en frais de licence.
Coût de l’hébergement et de la sauvegarde des données
L’hébergement est un élément clé pour assurer l’accessibilité en ligne de votre logiciel. Les frais mensuels d’hébergement peuvent varier considérablement en fonction de la quantité de données à stocker, du trafic, du nombre de services utilisés et de la complexité de l’infrastructure infonuagique. De plus, les coûts d’hébergement peuvent évoluer avec le temps, en fonction de la croissance de l’application et des ajustements nécessaires à l’infrastructure.
Bien qu’un fournisseur puisse estimer les coûts d’hébergement dans sa soumission de développement logiciel, ces coûts deviennent plus précis lors de la phase de conception, lorsque la structure finale de l’infrastructure est définie. Selon notre expertise, ces coûts peuvent aller de quelques centaines de dollars par mois (par exemple, pour un outil de gestion interne destiné à une petite équipe) à quelques milliers de dollars par mois (par exemple, pour une plateforme publique utilisée par un grand nombre d’utilisateurs).
Finalement, en tant que client, vous pouvez aussi décider d’assumer directement le paiement des services d’hébergement. Pour des raisons de gouvernance, il est souvent préférable que le client soit propriétaire de son infrastructure et qu’il en délègue l’accès au fournisseur pour la gestion technique. C’est d’ailleurs ce que nous préconisons le plus souvent.
Coût de maintenance de l’application et du serveur
Une fois votre logiciel lancé, la maintenance est essentielle pour garantir sa stabilité, ses performances et sa sécurité à long terme.
La maintenance se divise en deux catégories principales : la maintenance serveur et la maintenance applicative. La maintenance serveur assure que l'infrastructure hébergeant votre application reste sécurisée, performante et à jour, en incluant des tâches comme l’application de correctifs de sécurité et la gestion des mises à jour du système. En parallèle, la maintenance applicative concerne l’entretien du code, la mise à jour des frameworks et bibliothèques, et l’implémentation de nouvelles fonctionnalités pour assurer la pérennité de votre logiciel.
Pour donner un ordre d’idée, les coûts de maintenance et de monitorage représentent en général entre 6 % et 10 % du coût initial de développement de l’application, à prévoir chaque année. Pour un logiciel facturé 350 000 $ dont les frais de maintenance seraient estimés à 7% par année, on devrait s’attendre à des frais de maintenance d’environ 24 500 $ par année.
Les frais de maintenance sont toutefois modulables en fonction des attentes spécifiques du client. Par exemple, la fréquence des mises à jour, le niveau de criticité des données traitées, ou encore l’importance accordée à la cybersécurité peuvent influencer directement le budget. Une application manipulant des données sensibles pourrait nécessiter des audits réguliers et des correctifs de sécurité proactifs, tandis qu’un outil interne à usage limité pourrait opter pour une maintenance moins intensive. Cette flexibilité permet d’adapter les services aux besoins réels tout en optimisant les coûts.
Coût du support ponctuel
Généralement, un logiciel sur mesure doit être accompagné d’une banque d’heure de support préapprouvé. Cette banque d’heures sert généralement à apporter des améliorations à l’application, répondre à vos questions, participer à des rencontres d’idéation, analyser la faisabilité d’une nouvelle idée ou répondre à toute autre demande.
Cette méthode de travail comporte plusieurs avantages :
Vous obtenez un service plus rapide, car le fournisseur de développement logiciel planifie mensuellement la charge de travail que représentent ces engagements contractuels de support. Ainsi, l’équipe de développement est prête à répondre à vos demandes tous les mois.
Vous économisez sur les coûts de gestion. Sans une telle entente, chaque petite demande requiert un temps d’analyse afin de partager les coûts anticipés pour obtenir une approbation de la part du client. Cela est primordial pour les demandes de plus grande envergure, mais s’avère moins optimal pour des demandes plus triviales pour lesquelles le temps d’analyse est tout aussi important que le temps d’exécution. Sans banque d’heures de support, une demande estimée à 4h de travail peut nécessiter 1h de gestion visant à obtenir une approbation. Grâce aux heures préapprouvées de l’entente de support, cette heure de gestion n’est plus nécessaire.
Vous assurez un temps de réponse défini de la part du fournisseur en cas d’incident affectant le fonctionnement de l’application. Généralement, le temps de réponse est défini dans le SLA «Service-Level-Agreements».
Vous assurez un gel du taux horaire durant la durée du contrat.
Les coûts d'une telle entente dépendent de l'ampleur du logiciel sur mesure et de vos aspirations à le faire évoluer. En général, plus l'application est complexe, plus la banque d'heures nécessaire sera importante.
Pour une application dont la feuille de route d’évolution est peu garnie, une banque d’heures pourrait être estimée à une dizaine d’heures par mois. En revanche, pour une application avec une feuille de route plus garnie et des besoins fréquents d’améliorations, une banque d’heures pourrait atteindre plusieurs dizaines, voire des centaines d’heures par mois.
Pour estimer le budget de support, il suffit de multiplier le nombre d’heures nécessaires par le taux horaire du fournisseur de développement logiciel. Il est également possible de négocier un rabais sur le taux horaire pour des ententes de plus de 2 ans avec un nombre d'heures significatif.
Le lancement d’un logiciel sur mesure est une étape clé, mais pour en maximiser la valeur, il est crucial d'anticiper les coûts de gestion continue. Hébergement, maintenance, licences et support sont essentiels pour garantir la stabilité et l’évolution de votre application. En investissant dans ces aspects, vous assurez la longévité et la performance de votre logiciel, tout en évitant des interruptions coûteuses et imprévues. L’objectif est de maintenir votre solution performante et sécurisée, tout en répondant aux besoins évolutifs de votre entreprise.